De uitdaging

De eisen aan klantgerichtheid, efficiency en veel werkzaamheden nemen toe. Het verbeteren van processen (wendbaarder, eenduidiger) heeft een flinke ICT-component. Werken op basis van papier past al lang niet meer in deze tijd. Efficiënt plaats- en tijdonafhankelijk werken is belangrijk.

Was het tien jaar geleden nog vooral de digitalisering zelf die het grootste aandeel had in de projecten (van papier naar digitaal), inmiddels gaat het om de tweede generatie van verbeteringen. Van oud DMS / CMS naar nieuw DMS / CMS, van filesysteem naar een social intranet of van een scala aan digitale oplossingen naar een meer geïntegreerd en samenhangend geheel. Deze verbeteringen vereisen een projectmatige aanpak. Het kan dan gaan om:

• Grotere interactie en verbinding met de klant, als onderdeel van of met een nieuwe website;
• Introductie of innovatie van (zaakgericht) Document Management;
• Vergroten van de interne efficiency en verbinding door invoering van een social intranet.

De aanpak

Bij daadwerkelijke verbeteringen in processen gaat het erom de organisatie in de leidende rol te krijgen, te houden en te ondersteunen vanuit de ICT en het project. Klein beginnen (pilots) met snel zichtbare resultaten heeft de voorkeur om op gang te komen of om de behoeften snel scherp genoeg te krijgen.

Mijn bijdrage

Ik lever een bijdrage als project- of programmaleider, als adviseur of in een combinatie van rollen. Net wat er mist of nodig is. Meestal fungeer ik vanuit de kant van de organisatie om de vraag helder te krijgen, vaak in samenwerking met de interne projectleider. Het project managen, alles in goede banen leiden, onderweg waar nodig bijstellen of bijsturen en vooral de gebruiker vroeg en veel betrekken. En natuurlijk de veranderingen benoemen, communiceren en begeleiden.

Voorbeelden

Dienstverlening geschiedt meestal op basis van een benoemd aantal uren per week in combinatie met een overeengekomen projectresultaat en een afgegeven planning.