Welke Sharepoint gaat u kiezen?

De afgelopen weken zag ik diverse seminars langskomen over zaakgericht werken, Sharepoint en de meest prachtige toepassingen die hiermee zijn gemaakt en ‘echt alles kunnen’. Het lijkt soms wel alsof er niets anders meer te koop is op gebied van intranet- en document management! Daarmee chargeer ik natuurlijk en doe ik de andere leveranciers met hun producten te kort. Toch zagen we de afgelopen 10 jaar in ons werk het aandeel van Sharepoint bij selecties en implementaties gestaag toenemen. Uit persoonlijke interesse houd ik een lijstje bij van partijen waarmee we vanuit Dino4 direct zelf te maken hebben gehad en die Sharepoint tot hun product hebben verheven. De teller staat inmiddels boven de 25. Boeiend is daarbij wel te zien hoe verschillend men met Sharepoint omgaat en wat dat betekent voor u als klant. Dat hangt natuurlijk ook samen met de ontwikkeling van het product zelf (leveranciers maken vooral wat ze nog vinden missen) en bovendien is de markt sterk in beweging. Grofweg zie ik een aantal categorieën:

  1. Leveranciers die een bestaand product op gebied van document management hebben en dit als het ware verpakken in Sharepoint. Sharepoint wordt ervoor gezet en aan de achterkant zit –in eenzelfde look en feel- het eigen product. Je betaalt Licenties voor Sharepoint én voor het andere product. Elk heeft zijn eigen releases en je hoopt dat de overlap niet te groot is. Je bent gebonden aan Microsoft én aan de leverancier van de toepassing (lockin).
  2. Leveranciers die in Sharepoint een eigen product maken. Je betaalt Licenties voor Sharepoint én voor het andere product. Je bent gebonden aan Microsoft én aan de leverancier van de toepassing (lockin).
  3. Leveranciers die op basis van Sharepoint ontwikkelen en voor complexe bedrijfsprocessen inrichtingen op maat maken en ontwikkelen. Precies wat je wilt, geen extra standaard product, maar als je niet oppast wel veel maatwerk waar je last van kunt krijgen.
  4. Leveranciers die met de Sharepoint standaardmogelijkheden allerlei functionele modulen qua inrichting bedenken en maken, die worden samengevoegd tot één open geheel. Je betaalt één keer licenties en bent vrij om, als je dat ooit wilt, een andere keuze te maken qua partner. Maar het automatische van nieuwe versies voor de gehele inrichting heb je niet.
  5. Leveranciers die snel een standaardinrichting kunnen maken op basis van hun ervaring en de standaardmogelijkheden van Sharepoint. Je krijgt wat je hebben wilt, maar moet dat wel kunnen aangeven. Geen lockin, maar je moet meer kiezen en zelf bepalen.
  6. Leveranciers die voor functionele onderdelen complementaire deeltoepassingen en APPS maken die binnen het Sharepoint eco-systeem kunnen worden gebruikt. Hiermee kun je missende functies eenvoudig aanvullen, zonder je te verbinden aan één partij.

Daarnaast zie je dat bedrijven zich specialiseren qua branche (bijvoorbeeld overheid, bedrijfsleven, zorg) en/of naar toepassingsgebied (Intranet, Internet, DMS, RMA, zaaksysteem).

Waar je als organisatie slim aan doet qua keuze is afhankelijk van verschillende zaken. Belangrijk is wat je gewend bent; kom je van papier, van een filesysteem of heb je al tien jaar een ander DMS, dat maakt nogal een verschil! Ook het gebied waarop je Sharepoint wilt inzetten is belangrijk. Is dit voor het primaire proces, voor de algemene ondersteuning van het samenwerken of voor alles? En wil je het zelf gaan hosten of maak je gebruik van de generieke cloudomgeving?

Zaak is vooral de regie zelf op te pakken en bewuste keuzen te maken op basis van de vraag en de beschikbare antwoorden uit de markt. Daarbij mogen helpen is wat ik leuk blijf vinden!

LinkedInEvernoteFlipboardInstapaperPocketEmailGoogle GmailBookmark/Favorites