Gemeente Zoetermeer – Digidos

Interview Alex Lambregts, directeur Zoetermeer

Zoetermeer is een ambitieuze gemeente als het gaat om digitalisering en vernieuwing van haar dienstverlening. Digidos is één van de projecten die deze ambitie realiseert. Digidos staat voor het digitaal opslaan en verwerken van documenten in de gemeentelijke processen en dossiers. Het project begon in 2005 met de start van een pilot voor het digitaal afhandelen van bouwvergunningen. Alex Lambregts: “Het was een heus ‘hoofdpijndossier’. De pilot bleek een ingewikkelde klus te zijn met kostenoverschrijdingen, meningsverschillen over technische keuzes en tegenstribbelende ondersteunende afdelingen. Na afronding van de pilot haakten de gebruikers bij de afdeling vergunningen dan ook snel af.” Tijdens dit moeizame traject was de gemeente nog maar weinig te weten gekomen over de mogelijke kostenbesparingen. Wel was het duidelijk geworden dat digitalisering van dossiers veel kwalitatieve voordelen had. De gemeente zette daarom het project voort.

Lambregts vertelt: “Begin 2006 gingen wij de uitdaging aan om de digitalisering te verbreden en hiervoor een goede business case op te stellen. Deze moest aantonen dat de baten daadwerkelijk de kosten zouden overtreffen. Daarbij wilden we enerzijds ‘vrijblijvendheid’ bij het inboeken van deze baten voorkomen. Van de beoogde besparing op formatie werd vóóraf al afgesproken dat deze ingeleverd zou worden. Anderzijds was het doel enthousiasme en draagvlak in de organisatie op te bouwen. Dirk Koster, senior adviseur bij dino4, heeft de projectleiding toen op zich genomen. Het project verliep vanaf dat moment erg goed met een prima resultaat als gevolg.”

Betere service

Het resultaat was een business case, opgesteld door de gemeente Zoetermeer. Deze business case is in het bestuurlijke circuit moeiteloos geaccordeerd. De gemeente pakt vijf nieuwe delen op, namelijk digitalisering van de factuurafhandeling, de klantendossiers bij de afdeling Welzijn Zorg en Inkomen, de persoonskaarten, het fotoarchief en het verbreden van de afhandeling van de bouwvergunningen. “Door deze mix van grote en kleine toepassingen bereiken we op meerdere plekken in de organisatie resultaten. Dit legt direct een basis voor breder toekomstig gebruik. Voor de burger betekent dit een betere service en kortere doorlooptijden.”, aldus Alex Lambregts. De gemeente handelt inmiddels alle kleine bouwvergunningen digitaal af. Bovendien is er concernbreed een groot enthousiasme ontstaan en staan de managers in de rij om ook voor hun business mee te mogen doen. Lambregts: “Dankzij dit draagvlak ligt de digitalisering van de back office na een jarenlange aanloop eindelijk goed op koers.”

Succesfactoren

Alex Lambregts benoemt aan de hand van dit project een aantal succesfactoren. “Een sterke betrokkenheid van zowel het management als de medewerkers is een voorwaarde voor succes. Dit geldt ook voor een soepele en steeds bredere samenwerking tussen de betrokken disciplines.” Lambregts noemt daarbij factoren als:

  • Het op tijd ontwikkelen van een visie en nieuw beleid.
  • Het zorgen voor inpassing in de gemeentelijke architectuur.
  • Het zorgen voor voldoende inbreng van proces- en materiedeskundigen.
  • Het ontwikkelen van nieuwe expertise over documentaire informatievoorziening en kennis over documentmanagementsystemen.
  • Het inpassen van ergonomische aspecten.
  • Het opbouwen van nieuwe technische kennis.
  • Veel communicatie rond de diverse veranderingen.

Lambregts: “Tevens zijn de baten, zoals die waren beoogd, ook daadwerkelijk in de meerjarenbegroting geboekt bij het betrokken management. Zo kan iedereen zien wat de resultaten van Digidos zijn.”

Dirk Koster ondersteunde de gemeente Zoetermeer met de overall projectleiding en de inbreng van expertise op het gebied van documentmanagementsystemen en kennisoverdracht rond digitalisering van documenten. Onderdelen onder meer de processen rond vergunningverlening, klantendossiers Welzijn, factuurafhandeling, fotoarchieven, bestuurlijke besluitvormingsproces, zaakgerichte integratie met het Mid-office.

LinkedInEvernoteFlipboardInstapaperPocketEmailGoogle GmailBookmark/Favorites