100 dagen DK-C, mijn top tien tools!

Voor een habbekrats alles flexibel en geïntegreerd in de cloud

Vanaf april inmiddels ruim 100 dagen actief onder de vlag van Dirk Koster Consultancy. Behalve druk aan de slag bij klanten betekende dat ook het inrichten van de eigen informatievoorziening. En dat was leuk! Want hoe vaak komt het nou voor dat je echt met een schone lei voor een  heel bedrijf de ICT kunt inrichten. Met de rol als veeleisende gebruiker, projectleider, IV-specialist én beslisser verenigd in een persoon zijn de lijnen bovendien lekker kort :-). In dit overzicht een top 10 van de tools waar ik echt blij van wordt.  Alles webgebaseerd en  ook als App te gebruiken  op tablet en mobiel. Met opslag in de Cloud en al of niet gratis abonnementen.

  1.  logo wordpressWebsite – WordPress (Gratis). Bij een nieuw bedrijf hoort een nieuwe website. Naast gewone webpagina’s wilde ik mijn ervaring slim etaleren, linkedin info  en recente tweets invoegen en eenvoudig relevante (Evernote) content delen met mijn netwerk.  Met hulp van mijn dochter Laurie voor de styling en vriend Kevin voor de techniek kon dit snel.  Resultaat: www.dk-c.nl.  Trots op!
  2. logo google appsGoogle Apps (€6 per maand). Voor e-mail een google apps abonnement genomen voor het dk-c.nl domein.  Vooral veel gebruikt voor de e-mail, contactinfo en de google maps routeplanner. Dit werkt vertrouwd en met de google appstore zijn makkelijk uitbreidingen mogelijk, bijvoorbeeld voor uitgebreider relatiebeheer (zie onder).
  3. logo base crmRelatiebeheer  – Base CRM (€15 per maand).  Base CRM is een via Google apps te gebruiken aanvulling. Als je druk bent met projecten zijn goede voorzieningen om je andere relaties niet te vergeten best belangrijk. Reminders, belafspraken, direct bellen vanuit je relatiebestand werkt handig. En als je een telefoongesprek afsluit plopt er een melding op waarin je even aan kunt geven waar het over ging en wat je hebt afgesproken. Nieuwe relaties importeer je met een muisklik vanuit linkedin. Al je klantenmail groepeert zich per contact. Na eerder lang met Solve CRM gewerkt te hebben vind ik dit echt weer een stap vooruit!  Met name het gebruik en de integratie op tablet en telefoon is veel beter.
  4. logo evernoteNotities en samenwerkenEvernote (Premium, €5 per maand). Nadat ik drie jaar terug eindelijk mijn notitieblok kon afschaffen ten gunste van een Ipad werk ik echt grotendeels digitaal.  Als document management specialist ben ik verwend:  ik stel hoge eisen aan het laagdrempelig en flexibel kunnen samenwerken met leveranciers, partners en klanten. Jaren werkte ik voor notities naar tevredenheid met Springpad, maar  dat hield er dit voorjaar onverwacht mee op. Nu overgestapt naar marktleider ‘notities’ Evernote en blij verrast door de mogelijkheden.  Mijn Springpad historie kon ik overzetten. Synchronisatie tussen apparaten en cloud werkt prima. Mijn aantekeningen en documenten houd ik per project bij. Waar relevant deel ik notities en lokale mappen met partners en klanten.  Interessante weblinks rondom mijn speerpunt thema’s markeer ik met trefwoorden. Deze worden door een wordpress plugin dan automatisch op de goede plek in WordPress geladen. Op www.dk-c.nl  worden ze gepubliceerd en staan open voor iedereen, en kan men zich abonneren op een thema-noteboek. En in de Evernote tijdlijn zie je precies wat er gebeurd. Compleet en  kleinschalig Enterprise Content Management. Werkt echt handig!
  5. logo office 365Office 365 (€8 per maand, op max 5 apparaten). Een deel van mijn werk bestaat toch gewoon uit het typen van documenten. Office is dan voor mij het product.  Hiervoor office365 in gebruik en dat werkt best goed. Nu Office sinds kort voor de Ipad beschikbaar is gaat dat nog makkelijker. Afknapper vind ik wel dat je documenten  alleen lokaal of naar een Onedrive kunt opslaan en niet direct naar andere Cloud voorzieningen.
  6. logo toms plannerProjectplanning  -Tom’s planner (€9 per maand). Elk project heeft zijn planning. MS-project is vaak veel gedoe en deelt niet makkelijk. Tabellen in Word, Excel of Powerpoint zijn slecht bij te houden.  Een tussenvorm is Tom’s planner. Hier houd je met weinig werk makkelijk online je planningen bij. Het deelt eenvoudig en alsnog importeren in MS-project kan ook. Een aanrader!
  7. logo acumulusBoekhouding – Acumulus (€9 per maand).  Dit vond ik een lastige keuze. Er zijn nogal wat boekhoudpakketten. Als niet-boekhouder wilde ik toch onafhankelijk zijn van een (duur) administratiekantoor dat alles voor me bijhoud. Dat leid tot afstand van de cijfers. Dan ga je het zelf alsnog bijhouden in een spreadsheet en dat geeft toch weer dubbel werk.  Daar ben ik allergisch voor. Acumulus helpt me om het in één keer correct bij te houden. Met twee avonden hulp van een specialist had ik het geheel op gang. Hier kan ik wanneer nodig ook op terugvallen.  Alleen voor de jaaropgave heb ik straks nog professionele hulp nodig. En altijd actueel inzicht hoe je ervoor staat geeft een goed gevoel.
  8. logo ritmeterRitmeter (€2 per maand).  Het uitwerken van de maandelijkse km-administratie (voor zakelijk gebruik van mijn prive auto) vond ik altijd een vervelend klus. Kostte me al gouw een uurtje. Ritmeter is een app op de telefoon die je bij elke zakelijke rit met een paar klikken aanzet en vlak voor het parkeren uitzet. Eventuele correcties doe je op de bijbehorende website en maandelijks krijg ik nu het complete overzicht kant en klaar in de mail. Ideaal!
  9. logo knabKNAB zakelijk  (€5 per maand)Een nieuwe start met een nieuwe bank. Behalve de gebruikelijke online betaalfuncties is er het gemak van diverse mail-meldingen als er wat binnenkomt, en het afhankelijk van je stand automatisch bij- of afboeken. En de prettige persoonlijke klantgerichtheid is een verademing.  Oh, en blijkbaar ben ik niet de enige die dat zo ervaart.
  10. logo roboformlogo symbaloologo otixoIntegratie.  Hoe zorg je dat al die webtools weer als een geheel prettig samenwerken? Juist: met weer andere tools.  Roboform Everywhere (€2 per maand) kan ik aanraden om niet gek te worden van alle logins, hij onthoud ze veilig. Symbaloo (Gratis) gebruik ik als startpagina met iconen van de toepassingen. En tenslotte is er  Otixo (€3 per mnd). Dit maakt van de diverse cloudopslagdiensten weer één geheel.

Bij mijn keuzen heb ik me laten leiden door dezelfde drijfveren als bij mijn klanten: gebruiksgemak & efficiency, makkelijk kunnen uitbreiden en veranderen. Verder  onderhoudsarm beheer.  Wat me opviel was het gemak waarmee je verbindingen en integraties kunt realiseren. Vaak zelfs zonder al te veel technische kennis. Daar was enkele jaren terug nog een hele technische staf voor nodig! Vraag is hoelang dat voor de grotere organisaties waar ik vooral werk nog wel het geval zal zijn.  Ook daar komt dit binnen bereik.

Meer weten, tips of reacties? Laat het me weten!

 

LinkedInEvernoteFlipboardInstapaperPocketEmailGoogle GmailBookmark/Favorites

Nu nog beter met PRINCE2 certificaat! – NOT

Twee maanden geleden belde een oud collega van een aantal jaren geleden of ik wilde meedingen als projectleider in een grote Sharepoint aanbesteding. Maar dan moest ik wel binnen een aantal weken PRINCE2 practitioner gecertificeerd zijn!  Hij had wel tips hoe dat snel kon. Nu doe ik al een half leven projecten en heb alle methoden inmiddels weten te relativeren.  In de PRINCE2 certificering had ik me nog nooit hoeven verdiepen.  Ik viel van de ene verbazing in de andere. prince-2-proces

Er ging een wereld van certificerende instituten, gecertificeerde organisaties en examen afnemende clubjes voor me open.  Via de verkregen tip kocht ik bij de Engelse organisatie ILX mijn duurste DVD ooit met een e-learning programma en het handboek.  Dit bleek gewoon te werken als een receptenboek!  Als bij een exacte wetenschap kun je zonder interactie met een docent precies leren hoe het in elke situatie hoort. En hoe je bijbehorende multiple choice vragen goed aanvinkt. Binnen enkele weken had ik mezelf gedrild om op de juiste plekken de juiste vakjes in te kunnen vullen bij de proefexamens voor Foundation (weten hoe het zit), en Practitioner (ook kunnen toepassen).

Niet dat dit leren zonder moeite ging. Dat uit je hoofd stampen was alweer erg lang geleden. Het dogmatische karakter wat er precies in welk proces op welke manier hoort te verlopen werkte behoorlijk op mijn zenuwen. En dat je alles van te voren uitgebreid moet bedenken om er daarna pas op te kunnen gaan sturen is toch echt niet meer van deze tijd….

Toen werd het tijd voor het examen.  Dit kon ik in Nederland niet doen bij ILX. Ook niet bij EXIN (geen contract) maar alleen via PROMETRIC bij APMG in Leusden. Een heel gedoe. Eigenlijk alleen ruimtes waar PC’s staan en je even achter kunt zitten om dingen aan te vinken.  Dat lukte en inmiddels zijn de certificaten binnen.  Wellicht ga ik er qua opdrachten in die aanbesteding later dit jaar zelfs nog wat aan hebben!

Maar ga ik mijn projecten nu anders doen?  Dacht het niet. Maakt zo’n certificaat een verschil voor de klant? Ook niet echt. Het hele verhaal oogt bij mij toch wel erg als een commercieel circus om vooral veel dure en weinig zinvolle opleidingen te kunnen verkopen omdat je zonder certificaat blijkbaar niet meetelt. En over vijf jaar moet het weer verlengd worden, opnieuw kassa. prince-2 logo

Als ik terugkijk naar opleidingen die ik tijdens mijn werkzame leven heb gevolgd waar ik wél veel aan gehad zijn het hele andere.  Zonder uitzondering bestaande uit enkele meerdaagse sessies in kleine groepen waarin je intensief door de stof heen werd geleid door ervaren docenten die het werk zelf ook deden. Gebaseerd op een visie en ervaring. En vooral niet al te dogmatisch. Daar kwam geen multiple choice in voor en ze waren bovendien veel gezelliger….

LinkedInEvernoteFlipboardInstapaperPocketEmailGoogle GmailBookmark/Favorites

Een nieuwe start!

Na zeven leuke jaren bij Dino4, als ondernemer in dienstverband, ben ik deze week voor mezelf begonnen bij Dirk Koster Consultancy.

IMG_20140327_205044361

Hoefde mijn oude bureau niet op te ruimen, want ik werk  bij mijn klanten of thuis. En ik ga ook gewoon door met de boeiende projecten die ik  onderhanden heb bij de Provincie Zuid-Hollandde gemeente Den Haag en bij Revant. En het samen-werken met mijn oud collega’s van Dino4 gaat ook gewoon door, onder meer in de opleiding LADO waarin ik participeer.

Toch is het een hele verandering, waar ik ontzettend veel zin in heb. Ik merk dat ik er energie van krijg. Voortaan sta ik geheel op eigen benen en kan ik al mijn onderschap kwijt.

Het geeft me weer nieuwe leuke ervaringen, zoals het maken van deze site samen met dochter Laurie die communicatie en multimedia design studeert en haar vriend Kevin die handig is met WordPress (dank!).

In mijn eigen onderneming komen nu de lijnen uit mijn verleden samen. Alle opgebouwde expertise is beschikbaar bij het leveren van advies, het managen van projecten in het volgende deel van mijn eigen customer journey. Die waarin ik samen met mijn klanten werk aan concrete resultaten en verbeteringen.

Het is buiten lekker weer en het geeft ook bij mezelf een heerlijk voorjaarsgevoel!

 

LinkedInEvernoteFlipboardInstapaperPocketEmailGoogle GmailBookmark/Favorites

Welke Sharepoint gaat u kiezen?

De afgelopen weken zag ik diverse seminars langskomen over zaakgericht werken, Sharepoint en de meest prachtige toepassingen die hiermee zijn gemaakt en ‘echt alles kunnen’. Het lijkt soms wel alsof er niets anders meer te koop is op gebied van intranet- en document management! Daarmee chargeer ik natuurlijk en doe ik de andere leveranciers met hun producten te kort. Toch zagen we de afgelopen 10 jaar in ons werk het aandeel van Sharepoint bij selecties en implementaties gestaag toenemen. Uit persoonlijke interesse houd ik een lijstje bij van partijen waarmee we vanuit Dino4 direct zelf te maken hebben gehad en die Sharepoint tot hun product hebben verheven. De teller staat inmiddels boven de 25. Boeiend is daarbij wel te zien hoe verschillend men met Sharepoint omgaat en wat dat betekent voor u als klant. Dat hangt natuurlijk ook samen met de ontwikkeling van het product zelf (leveranciers maken vooral wat ze nog vinden missen) en bovendien is de markt sterk in beweging. Grofweg zie ik een aantal categorieën:

  1. Leveranciers die een bestaand product op gebied van document management hebben en dit als het ware verpakken in Sharepoint. Sharepoint wordt ervoor gezet en aan de achterkant zit –in eenzelfde look en feel- het eigen product. Je betaalt Licenties voor Sharepoint én voor het andere product. Elk heeft zijn eigen releases en je hoopt dat de overlap niet te groot is. Je bent gebonden aan Microsoft én aan de leverancier van de toepassing (lockin).
  2. Leveranciers die in Sharepoint een eigen product maken. Je betaalt Licenties voor Sharepoint én voor het andere product. Je bent gebonden aan Microsoft én aan de leverancier van de toepassing (lockin).
  3. Leveranciers die op basis van Sharepoint ontwikkelen en voor complexe bedrijfsprocessen inrichtingen op maat maken en ontwikkelen. Precies wat je wilt, geen extra standaard product, maar als je niet oppast wel veel maatwerk waar je last van kunt krijgen.
  4. Leveranciers die met de Sharepoint standaardmogelijkheden allerlei functionele modulen qua inrichting bedenken en maken, die worden samengevoegd tot één open geheel. Je betaalt één keer licenties en bent vrij om, als je dat ooit wilt, een andere keuze te maken qua partner. Maar het automatische van nieuwe versies voor de gehele inrichting heb je niet.
  5. Leveranciers die snel een standaardinrichting kunnen maken op basis van hun ervaring en de standaardmogelijkheden van Sharepoint. Je krijgt wat je hebben wilt, maar moet dat wel kunnen aangeven. Geen lockin, maar je moet meer kiezen en zelf bepalen.
  6. Leveranciers die voor functionele onderdelen complementaire deeltoepassingen en APPS maken die binnen het Sharepoint eco-systeem kunnen worden gebruikt. Hiermee kun je missende functies eenvoudig aanvullen, zonder je te verbinden aan één partij.

Daarnaast zie je dat bedrijven zich specialiseren qua branche (bijvoorbeeld overheid, bedrijfsleven, zorg) en/of naar toepassingsgebied (Intranet, Internet, DMS, RMA, zaaksysteem).

Waar je als organisatie slim aan doet qua keuze is afhankelijk van verschillende zaken. Belangrijk is wat je gewend bent; kom je van papier, van een filesysteem of heb je al tien jaar een ander DMS, dat maakt nogal een verschil! Ook het gebied waarop je Sharepoint wilt inzetten is belangrijk. Is dit voor het primaire proces, voor de algemene ondersteuning van het samenwerken of voor alles? En wil je het zelf gaan hosten of maak je gebruik van de generieke cloudomgeving?

Zaak is vooral de regie zelf op te pakken en bewuste keuzen te maken op basis van de vraag en de beschikbare antwoorden uit de markt. Daarbij mogen helpen is wat ik leuk blijf vinden!

LinkedInEvernoteFlipboardInstapaperPocketEmailGoogle GmailBookmark/Favorites